Trei proiecte europene pentru digitalizarea și modernizarea administrației publice locale

Municipiul Sibiu face un nou pas important în procesul de modernizare și digitalizare a administrației publice locale, prin semnarea cu Agenția pentru Dezvoltare Regională Centru a trei contracte de finanțare dedicate digitalizării, în cadrul Programului „Regiunea Centru” 2021-2027, Prioritatea 2.1 – O regiune digitală, prin intermediul

Cele trei proiecte, „Automatizarea proceselor prin intermediul roboților software RPA”, „Sibiu Smart – platformă de automatizare a comunicării cu cetățenii și mediul de afaceri” și „DocManager – Platformă digitală interoperabilitate, documentare și certificare Urbană”, sunt implementate de UAT Municipiul Sibiu la sediul Primăriei Municipiului Sibiu, str. Samuel Brukenthal nr. 2, și urmăresc modernizarea administrației locale prin soluții digitale avansate, automatizarea proceselor, creșterea accesibilității serviciilor publice și îmbunătățirea comunicării dintre administrație, cetățeni, mediul de afaceri și serviciile publice subordonate.

Proiectul cu titlul „Automatizarea proceselor prin intermediul roboților software RPA”, beneficiază de o finanțare totală de 2.517.584,30 lei și se desfășoară în intervalul august 2026 – martie 2028. Din această sumă, 2.114.970,00 lei provin din fonduri europene nerambursabile, iar 323.466,00 lei reprezintă finanțare nerambursabilă din bugetul național. Proiectul urmărește digitalizarea administrației publice din Municipiul Sibiu prin soluții digitale avansate bazate pe Inteligență Artificială (AI) și Automatizare Robotică a Proceselor (RPA).

Scopul acestuia este, mai exact, îmbunătățirea accesului la serviciile publice, optimizarea proceselor administrative, dar și consolidarea unei gestionări responsabile a datelor. Proiectul urmărește prin implementarea acestor soluții, creșterea eficienței operaționale, facilitarea accesului la servicii publice pentru cetățeni și întreprinderi și sprijinirea procesului decizional prin utilizarea unor date actualizate și precise.

Investiția răspunde unor provocări actuale ale administrației publice locale, generate de fluxul crescut de solicitări din partea cetățenilor și a mediului de afaceri. Procesele tradiționale, bazate pe interacțiuni fizice și prelucrarea manuală a documentelor, pot conduce la timpi mai mari de procesare și la riscuri de eroare, în timp ce accesul limitat la servicii digitale poate crea dificultăți pentru anumite categorii de utilizatori. În acest context, se vor reduce redundanțele și a erorile prin  crearea unor fluxuri administrative mai rapide și mai adaptabile.

Printre principalele soluții prevăzute se numără implementarea unui asistent virtual AI extern, destinat interacțiunii cu cetățenii și companiile, precum și a unui asistent virtual AI intern, destinat sprijinirii funcționarilor publici. De asemenea, va fi creat un robot telefonic AI pentru gestionarea apelurilor cetățenilor. Automatizările RPA vor fi utilizate în domenii precum contabilitatea, direcția fiscală și registratura, cu scopul de a optimiza procesele interne și de a reduce timpul de răspuns. Funcționarii publici vor putea astfel să se concentreze mai mult asupra activităților complexe, cu valoare adăugată.

De asemenea, o componentă importantă a proiectului este reprezentată de generarea automată a rapoartelor și notificarea cetățenilor cu privire la stadiul cererilor și documentelor finalizate. Aceste funcționalități vor contribui la creșterea transparenței și la o comunicare mai eficientă între administrație și cetățeni. Automatizarea raportării și colectarea automată a datelor vor permite, totodată, evaluarea constantă a performanței serviciilor publice și o mai bună fundamentare a deciziilor.

Al doilea proiect contractat, „Sibiu Smart – platformă de automatizare a comunicării cu cetățenii și mediul de afaceri”, are o valoare de 2.141.700,00 lei, cu finanțare nerambursabilă de 1.789.590,00 lei din fonduri europene și 273.702,00 lei din bugetul național. Implementarea este programată pentru perioada august 2026 – mai 2028. Soluțiile tehnice propuse prin derularea acestui proiect, vor reprezenta o schimbare semnificativă în modul de furnizare a serviciilor publice, plasând cetățenii și mediul de afaceri în prim-planul procesului de proiectare a serviciilor publice.

Cel de-al treilea proiect, „DocManager – Platformă digitală interoperabilitate, documentare și certificare Urbană”, completează procesul de transformare digitală prin soluții dedicate interoperabilității, gestionării documentelor și certificării urbane. Proiectul are o valoare totală de 1.966.453,36 lei, din care 1.671.485,36 lei reprezintă valoarea eligibilă nerambursabilă din fonduri europene, iar 255.638,93 lei reprezintă valoarea eligibilă nerambursabilă din bugetul național. Perioada de implementare este august 2026 – martie 2028.

Una dintre principalele componente ale proiectului este dezvoltarea unei platforme comunicaționale digitale centralizate între aparatul propriu al Primăriei Municipiului Sibiu și serviciile publice care utilizează sisteme proprii, respectiv Teatrul Național „Radu Stanca”, TURSIB, Teatrul pentru Copii și Tineret „Gong” și Casa de Cultură a Municipiului Sibiu.

Platforma va completa canalele existente între soluțiile de gestionare a documentelor utilizate de aparatul propriu și serviciile subordonate și soluțiile de gestionare a documentelor aflate pe serverele acestor instituții, având ca obiectiv digitalizarea completă a comunicării documentelor între Primărie și serviciile subordonate. Proiectul prevede și dezvoltarea unei interfețe moderne, mobile, care va permite accesarea informațiilor gestionate prin fluxurile de lucru interne, indiferent de dispozitivul utilizat – desktop, telefon mobil sau tabletă. Utilizatorii vor putea efectua operațiuni precum căutarea, regăsirea, rezolvarea, trimiterea și consultarea documentelor și informațiilor. În același timp, automatizarea proceselor de certificare urbană, inclusiv prin automatizarea PUG, urmărește reducerea subiectivității factorului uman în generarea certificatelor, în timp ce modulul dedicat certificării documentelor emise va contribui la transparentizarea informațiilor.

Impactul scontat al celor trei proiecte va fi urmărit atât la nivelul administrației și al mediului de afaceri, cât și la nivel social. Se are în vedere creșterea productivității în administrația publică și reducerea costurilor de funcționare, precum și creșterea gradului de alfabetizare digitală a populației, a încrederii și satisfacției față de serviciile publice și a gradului de incluziune socială.

„O administrație pregătită pentru viitor trebuie să însemne servicii publice mai accesibile și mai eficiente. Implementarea acestor proiecte are loc într-un context strategic național și european în care administrațiile publice locale se confruntă cu provocări importante privind modernizarea proceselor, transparența, digitalizarea și creșterea accesibilității pentru cetățeni și mediul de afaceri. Cerințele legale și instituționale privind transparența, raportarea în timp real și implicarea cetățenilor în procesul decizional au devenit prioritare. Pentru Municipiul Sibiu, semnarea cu ADR Centru a acestor trei contracte de finanțare pentru digitalizare, în cadrul Priorității de Investiție 2 – „O regiune digitală”, reprezintă un pas important în această direcție. Totodată, aceste contracte ridică la 11 numărul de proiecte finanțate în această perioadă cu ADR Centru pentru dezvoltarea inteligentă a comunității locale, ceea ce confirmă preocuparea constantă a administrației sibiene pentru atragerea fondurilor europene și pentru implementarea unor proiecte care răspund nevoilor cetățenilor”, a declarat domnul Simion Crețu – Director general ADR CENTRU.

În contextul încadrării în domeniul de specializare inteligentă IT la nivelul Regiunii Centru, proiectele, în valoare totală de 6.625.737,66 lei, promovează orientarea către transformarea digitală a sectorului public și se aliniază cu viziunea Regiunii Centru de consolidare și valorificare a potențialului de inovare și de adoptare a unor modificări de paradigmă tehnologică și industrială.

Proiectele în derulare se adresează în primul rând cetățenilor Municipiului Sibiu, companiilor și întreprinzătorilor locali, precum și angajaților administrației publice. Beneficiile celor trei proiecte se adresează unei comunități de peste 134.000 de locuitori, respectiv aproape 40 %.

Un beneficiar important al acestor investiții este și mediul de afaceri local. În municipiul Sibiu își desfășoară activitatea mult peste 7.000  întreprinderi, care reprezentintă aproapem 60% din totalul firmelor din județul Sibiu și 18% din totalul întreprinderilor din Regiunea Centru. Astfel, mediul de afaceri sibian concentrează aproape două treimi din activitatea economică a județului, iar simplificarea și digitalizarea relației cu administrația reprezintă un avantaj important pentru antreprenori și companii.

De aceste soluții vor beneficia, de asemenea, angajații UAT Municipiul Sibiu, care vor avea la dispoziție instrumente digitale menite să simplifice activitățile repetitive, să reducă timpul de procesare și să permită concentrarea resurselor umane asupra activităților care necesită expertiză și interacțiune directă.

Prin implementarea proiectelor, Municipiul Sibiu urmărește creșterea eficienței administrației publice, reducerea timpilor de procesare și îmbunătățirea experienței cetățenilor și a mediului de afaceri în relația cu administrația. Automatizarea proceselor va contribui la creșterea productivității și la utilizarea mai eficientă a resurselor, precum și la reducerea costurilor de funcționare, în timp ce pentru cetățeni și companii impactul se va traduce prin servicii mai accesibile, informații disponibile mai rapid și o comunicare mai transparentă cu administrația.

Un alt rezultat urmărit este creșterea gradului de alfabetizare digitală și de incluziune socială, prin facilitarea accesului la servicii publice pentru cât mai multe categorii de utilizatori. Totodată, utilizarea datelor actualizate și automatizarea raportării vor sprijini administrația în luarea unor decizii mai bine fundamentate și vor contribui la creșterea încrederii și satisfacției populației față de modul de prestare a serviciilor publice.

Prin amploarea comunității deservite și prin importanța Municipiului Sibiu ca principal centru urban și economic al județului, impactul proiectelor de digitalizare depășește zona strict administrativă, contribuind la modernizarea relației dintre administrație, cetățeni și mediul de afaceri și la consolidarea unei administrații publice pregătite pentru nevoile viitorului.